On va faire un exercice simple. Pas de théorie. Pas de belles promesses. Juste des chiffres.
Vous êtes opticien. Vous passez du temps chaque jour à saisir des dossiers tiers payant. Combien ça vous coûte réellement ? Et est-ce qu'un outil d'automatisation vaut le coup financièrement ?
Spoiler : les chiffres parlent d'eux-mêmes.
Étape 1 : calculez votre temps de saisie
La plupart des opticiens sous-estiment leur temps de saisie. "Oh, ça me prend 30 minutes par jour." Vraiment ?
Comptez tout :
- La saisie initiale du dossier dans votre logiciel
- La vérification des codes (AMO, mutuelle, LPP)
- La transmission électronique
- La gestion des rejets (en moyenne, 5 à 10% des dossiers)
- Les relances pour les dossiers sans réponse
- La recherche d'informations manquantes
Quand on compte vraiment tout, la plupart des opticiens arrivent entre 45 minutes et 1h30 par jour. Prenons 1 heure comme base raisonnable.
Étape 2 : calculez votre valeur horaire
C'est la partie que personne ne veut regarder en face.
Un opticien indépendant qui réalise un chiffre d'affaires de 400 000 € par an, sur 250 jours ouvrés, travaille environ 9 heures par jour. Ça fait un CA horaire d'environ 178 €.
Bien sûr, tout n'est pas de la marge. Mais votre temps a une valeur. Si vous ne faites pas de saisie, vous pouvez faire autre chose : vendre, conseiller, gérer votre magasin, former vos équipes. Des activités qui génèrent du chiffre d'affaires.
Prenons une estimation prudente de la valeur de votre temps : 50 € de l'heure. C'est bas. Très bas pour un opticien diplômé qui gère un magasin. Mais partons de là.
Le calcul, en quatre chiffres
- 10 min
- Saisie par dossierchronométrée, pas estimée
- × dossiers/jour
- Le temps quotidiensouvent plus d'une heure
- × 220 jours
- Sur l'annéeplusieurs semaines de travail
- × coût horaire
- Le montant réelà comparer au prix d'un outil
Étape 3 : le calcul annuel
Voilà le calcul :
- Temps de saisie par jour : 1 heure
- Jours ouvrés par an : 250
- Temps de saisie par an : 250 heures
- Valeur horaire : 50 €
- Coût annuel de la saisie manuelle : 12 500 €
Douze mille cinq cents euros. Par an. En temps passé à taper des chiffres sur un clavier.
Et c'est avec une hypothèse basse. Si vous valorisez votre temps à 70 €/h (ce qui est plus réaliste), on passe à 17 500 € par an.
Étape 4 : le coût d'un outil d'automatisation
Un outil comme OptiBot coûte quelques dizaines d'euros par mois. Prenons un abonnement à 79 €/mois pour l'exercice. Ça fait 948 € par an.
Comparons :
- Coût de la saisie manuelle : 12 500 €/an (hypothèse basse)
- Coût de l'outil : 948 €/an
- Économie nette : 11 552 €/an
Le retour sur investissement est de 13 pour 1. Pour chaque euro investi dans l'outil, vous en récupérez 13 en temps.
Le coût complet, pas seulement la saisie
Mais ce n'est pas que de l'argent
Les chiffres sont parlants, mais ils ne racontent pas tout.
Le stress en moins. La saisie tiers payant, c'est stressant. Les rejets qui s'accumulent. Les relances qui n'aboutissent pas. Le sentiment de courir après le temps en permanence. Quand la saisie est automatisée, ce stress disparaît.
Les erreurs en moins. Chaque erreur de saisie peut coûter cher. Un rejet, c'est du temps de correction + un délai de paiement supplémentaire. Moins d'erreurs = moins de rejets = un flux de trésorerie plus régulier.
Le temps client en plus. Une heure par jour récupérée, c'est une heure de plus en magasin. Une heure pour accueillir un client supplémentaire. Une heure pour prendre le temps de bien conseiller. En optique, le conseil fait la vente. Plus de temps en magasin = plus de chiffre d'affaires.
La qualité de vie. On en parle peu, mais c'est peut-être le plus important. Combien de soirs restez-vous après la fermeture pour finir la saisie ? Combien de week-ends passez-vous à rattraper du retard ? Ce temps, c'est du temps de vie que vous ne récupérerez jamais.
Le cas d'un magasin avec 2 opticiens
Le calcul devient encore plus intéressant quand il y a plusieurs personnes qui saisissent.
Deux opticiens qui passent chacun 1h par jour en saisie :
- Temps total : 500 heures/an
- Coût à 50 €/h : 25 000 €/an
- Coût de l'outil : ~1 500 €/an (licence multi-utilisateur)
- Économie nette : 23 500 €/an
Vingt-trois mille euros. C'est le salaire d'un mi-temps. Avec le même nombre de personnes, les mêmes locaux, le même matériel. Juste un outil en plus.
Les objections chiffrées
"L'outil ne va pas me faire gagner 1h complète." Admettons. Disons que l'outil ne vous fait gagner que 40 minutes par jour au lieu d'une heure. Le calcul devient : 167 heures × 50 € = 8 333 € d'économie par an. Toujours largement rentable.
"Je n'ai que 8 dossiers par jour, pas 15." Avec 8 dossiers, le gain de temps est proportionnellement moindre, mais toujours significatif. Disons 30 minutes par jour. 125 heures × 50 € = 6 250 €/an. Contre 948 € d'abonnement. Le ratio est de 6,5 pour 1. Toujours rentable.
"Mon employé fait la saisie, pas moi." Votre employé a aussi une valeur horaire. Et le temps qu'il passe en saisie, il ne le passe pas en magasin à vendre. Le coût est réel, il est juste dans une autre case du bilan.
Ce que vous devriez faire maintenant
1. Chronométrez. Pendant trois jours, notez le temps exact que vous (ou votre équipe) passez en saisie tiers payant. Tout compris.
2. Faites votre propre calcul. Temps × valeur horaire × 250 jours. C'est votre chiffre. Pas le nôtre. Le vôtre.
3. Comparez. Regardez le coût d'un outil d'automatisation. Faites la soustraction. Si le résultat est positif (et il le sera), la question n'est plus "est-ce que ça vaut le coup" mais "pourquoi je ne l'ai pas fait plus tôt".
4. Testez. OptiBot propose un essai gratuit. Pas d'engagement. Pas de carte bancaire. Juste un test sur vos vrais dossiers, dans votre vrai magasin, avec vos vraies contraintes.
Le temps, c'est la seule ressource que vous ne pouvez pas acheter. Mais vous pouvez arrêter de le gaspiller.
Le coût qu'on oublie toujours : le rejet
Le calcul du temps de saisie ne dit que la moitié de l'histoire.
Un rejet coûte deux fois :
- le retraitement : identifier le motif, corriger, resoumettre — soit dix à quinze minutes, sans compter la recherche ;
- le retard d'encaissement : plusieurs semaines supplémentaires avant que l'argent ne rentre.
À quoi s'ajoute un troisième coût, invisible : les dossiers rejetés qui ne sont jamais resoumis et finissent oubliés. Le tri par cause décrit dans notre article sur les impayés mutuelles en révèle toujours une part.
Intégrez-le au calcul : temps de saisie annuel, plus temps de retraitement des rejets, plus la perte sèche sur les dossiers abandonnés. C'est ce total-là qu'il faut comparer au prix d'un outil — et il change généralement la conclusion.
Et n'oubliez pas le délai d'encaissement, qui se traduit directement en trésorerie disponible, comme le détaille notre article sur la trésorerie d'un magasin d'optique.
Questions fréquentes
Comment calculer ce que coûte la saisie tiers payant ?
En chronométrant dix dossiers réels, portail compris, puis en multipliant par le volume quotidien et par le nombre de jours ouvrés. Le résultat, ramené à un coût horaire, surprend presque toujours — et c'est le seul calcul qui compte, parce qu'il est fait sur vos chiffres.
Quel coût horaire retenir pour un opticien ?
Le coût complet du poste, charges comprises, et non le salaire brut. Pour un dirigeant, la bonne référence est plutôt la marge qu'une heure au comptoir génère, car c'est à cela que renonce une heure passée sur un portail.
Le gain de temps est-il le seul bénéfice ?
Non, et ce n'est pas le principal. Une saisie faite au moment de la vente plutôt qu'en fin de journée réduit les erreurs, donc les rejets — et un rejet coûte deux fois : en retraitement et en retard d'encaissement.
À partir de quel volume l'automatisation devient-elle rentable ?
Cela dépend moins du volume que du temps par dossier et du taux de rejet. Un magasin à faible volume mais à saisie lente et rejets fréquents peut avoir un retour plus rapide qu'un magasin à fort volume déjà bien organisé.
Comment mesurer le gain après coup ?
Avec trois indicateurs relevés avant et après : temps moyen par dossier, taux de rejet, et délai moyen d'encaissement du tiers payant. Les trois bougent, et le troisième se traduit directement en trésorerie.
En résumé
Le calcul tient en quatre chiffres faits sur vos propres données : temps chronométré par dossier, volume quotidien, jours ouvrés, coût horaire complet. Mais s'arrêter au temps de saisie sous-estime largement le sujet — un rejet coûte deux fois, en retraitement et en retard d'encaissement, auxquels s'ajoutent les dossiers jamais resoumis et purement perdus. C'est ce total qu'il faut comparer au prix d'un outil. Et mesurez après coup : temps par dossier, taux de rejet et délai moyen d'encaissement bougent tous les trois, le dernier se traduisant directement en trésorerie.