Tout ce que vous devez savoir pour maitriser OptiBot — de l'installation à l'automatisation complète de votre tiers payant, avec bilan visuel, FAQ et résolution de problèmes.
Étape 1
optibot.fr/extension → cliquez sur « Ajouter à Chrome »
Chrome Web Store s'ouvre → « Ajouter à Chrome » → « Ajouter l'extension »
L'icône 🤖 apparaît à droite de la barre d'adresse
Cliquez sur l'icône puzzle → Épingler OptiBot pour un accès permanent
Fonctionne sur Chrome, Brave, Edge, Arc, Vivaldi, Opera(tout navigateur Chromium v110+). Firefox n'est pas supporté. Safari n'est pas supporté.
Lors de l'installation, Chrome demande des autorisations. Voici pourquoi chacune est nécessaire :
Lire les données sur les sites web
Nécessaire pour détecter les champs de formulaire sur les portails mutuelles et y injecter les données
Stocker des données localement
Mémoriser vos données scannées entre deux sessions (stockage local, jamais sur nos serveurs)
Communiquer avec optibot.fr
Synchroniser votre compte, récupérer les mappings de portails et envoyer les résultats OCR anonymisés
Afficher des notifications
Vous informer du succès ou d'une erreur lors d'une injection (optionnel)
Cliquez sur l'icône OptiBot dans Chrome
Popup → bouton « Se connecter » — votre dashboard s'ouvre dans un onglet
Connectez-vous : email + mot de passe ou « Continuer avec Google »
Fermez l'onglet dashboard — le popup de l'extension est maintenant connecté
L'avatar de votre profil apparaît en haut du popup
La session de l'extension reste active même après la fermeture de Chrome. Vous n'avez à vous connecter qu'une seule fois par ordinateur.
Le popup de l'extension est organisé en quatre zones principales :
Documents
Données extraites du dernier scan : NSS, mutuelle, correction optique. Historique des documents récents.
Smart Fill
Boutons flottants Remplir et Mémoriser apparaissent sur les sites de portails mutuelles pour injection directe.
Paramètres (4 toggles)
Activer/désactiver : notifications, mode automatique, thème sombre, raccourcis clavier.
Connexion ERP
Configurer la connexion à votre logiciel de gestion (ERP) pour synchroniser les données patients.
Lorsque vous naviguez sur un portail mutuelle reconnu, deux boutons flottants apparaissent en bas à droite de la page :
Remplir
Injecte les données du dernier scan dans les champs du formulaire actif. Equivalent du bouton dans le popup.
Mémoriser
Capture les données déjà saisies dans le formulaire et les enregistre dans l'extension pour réutilisation future.
Après chaque remplissage Smart Fill, l'extension affiche un résumé avec trois indicateurs de qualité :
noData
Champs du formulaire pour lesquels aucune donnée n'était disponible dans le scan. Normal pour les champs optionnels.
failed
Champs où l'injection a échoué (champ protégé, format incompatible, iframe bloquante). Nécessite une saisie manuelle.
unmatched
Champs du formulaire que Smart Fill n'a pas pu identifier. Souvent des champs spécifiques au portail non encore cartographiés.
Si vous voyez beaucoup de unmatched sur un portail, signalez-le via le bouton feedback dans le popup. Notre équipe améliore continuellement les mappings.
L'extension se met à jour automatiquement via Chrome Web Store. Cycle de mise à jour : Chrome vérifie toutes les 5 heures. Pour forcer une mise à jour immédiate :
chrome://extensions → Activer le mode développeur → « Mettre à jour »
Chaque version est notée dans le popup. En cas de problème après une mise à jour, vous pouvez revenir à la version précédente via le Chrome Web Store (onglet « Version »).
L'icône n'apparaît pas après installation
→ Cliquez sur l'icône puzzle (extensions) → épinglez OptiBot
« Erreur réseau » dans le popup
→ Vérifiez que vous êtes connecté à Internet et que optibot.fr n'est pas bloqué par votre antivirus/proxy
Le popup s'ouvre mais ne se connecte pas
→ Effacez les cookies de optibot.fr : Paramètres Chrome → Confidentialité → Cookies
« Extension désactivée par l'administrateur »
→ Votre DSI/IT a bloqué les extensions. Contactez-les pour whitelister l'ID de l'extension OptiBot
Étape 2
La caméra d'un smartphone moderne (12 Mpx+) surpasse largement un scanner à plat pour les documents plastifiés. Elle capture les micro-détails avec un traitement d'image adaptatif en temps réel.
Avantages
Prérequis
Sur l'ordinateur : ouvrez optibot.fr/scan — un QR code apparaît (valable 90 secondes)
Sur le téléphone : ouvrez l'appareil photo natif (pas besoin d'app) et scannez le QR
Le navigateur mobile propose d'ouvrir le lien — acceptez
La page de scan s'affiche sur le téléphone — l'appareil est automatiquement mémorisé
Prochaine fois : la page de scan s'ouvre directement avec un bouton « Scanner », sans QR
Une fois le téléphone mémorisé, vous n'avez plus besoin de scanner le QR code. L'appareil est reconnu automatiquement à chaque visite de la page /scan. Si vous changez de téléphone ou effacez votre navigateur mobile, le jeton est perdu et un nouveau QR sera demandé automatiquement.
Après votre premier scan via QR code, installez OptiBot Scan comme une application native sur votre téléphone pour un accès instantané :
iOS (Safari)
Android (Chrome)
Une fois la PWA installée, ouvrez-la directement depuis l'écran d'accueil. Le téléphone est déjà mémorisé — vous arrivez directement sur l'interface de scan, prêt à photographier.
Posez le document sur une surface mate, sombre de préférence (contraste maximum)
Éclairage : lumière naturelle ou lampe du plafond — pas de flash direct, pas de contre-jour
Tenez le téléphone parallèle au document, à 20–30 cm de hauteur
Le guide visuel (rectangle orange) s'allume en vert quand la stabilité est atteinte
La capture se déclenche automatiquement — ou appuyez sur le bouton si vous préférez capturer manuellement
Vérifiez l'aperçu : le texte doit être lisible, sans flou ni reflet majeur
Appuyez sur « Envoyer » — les données arrivent sur l'ordinateur en 2–4 secondes
Cartes plastifiées :inclinez légèrement la carte (15–20°) pour éliminer les reflets. L'IA améliore le contraste mais ne peut pas corriger un reflet total sur une zone de texte.
Le mode batch permet de scanner les documents de plusieurs patients à la suite sans revenir à l'ordinateur entre chaque scan :
Sur la page de scan mobile, activez le toggle « Mode batch » en haut
Scannez le premier document — les données sont envoyées automatiquement
L'interface revient immédiatement à la caméra pour le document suivant
Continuez pour chaque patient — chaque scan crée une entrée séparée
Sur l'ordinateur, retrouvez tous les scans dans l'historique chronologique
Les diagnostics de chaque scan (qualité image, champs détectés, erreurs éventuelles) sont envoyés automatiquement avec les données — aucun log manuel nécessaire.
Carte mutuelle plastifiée
NSS, n° adhérent, organisme, dates validité, code réseau
Attestation mutuelle PDF
Mêmes champs + bénéficiaires multiples
Ordonnance médicale
Sphère OD/OG, cylindre, axe, addition, prescripteur, RPPS, date
Carte Vitale
Détection uniquement (pas d'extraction NFC — données non stockées)
Carte d'identité / passeport
Non supporté — hors périmètre
Facture
Non supporté dans cette version
Pas de document physique sous la main ? Utilisez une photo déjà prise :
Sur la page de scan mobile, appuyez sur « Galerie » (icône photo en bas à gauche)
Sélectionnez la photo dans votre pellicule
OptiBot analyse la photo — même traitement OCR que pour une capture live
Les données sont envoyées vers votre ordinateur
Étape 3
Le bilan visuel est un questionnaire en 7 étapes que vos patients remplissent avant leur rendez-vous ou directement en magasin. Il évalue leurs besoins visuels, leurs habitudes, leur santé oculaire et leurs préférences pour vous fournir un profil patient complet avant même la consultation.
Avantages pour l'opticien
Avantages pour le patient
1. Vous
Identité du patient : nom, prénom, date de naissance, coordonnées. Ces informations permettent de retrouver le bilan et de le rattacher au dossier patient.
2. Vision
Corrections actuelles : port de lunettes ou lentilles, type de correction (simple, progressive, dégressif), ancienneté de l'équipement, satisfaction actuelle.
3. Gênes
Plaintes visuelles : fatigue oculaire, maux de tête, éblouissement, vision floue de près/loin, difficultés en conduite nocturne, sécheresse oculaire.
4. Usages
Activités quotidiennes : temps d'écran, conduite, sport, lecture, travail de précision, loisirs en extérieur. Permet d'adapter le type de verres recommandé.
5. Santé
Antécédents de santé oculaire : pathologies connues (glaucome, DMLA, cataracte), traitements en cours, diabète, hypertension, dernière visite ophtalmologique.
6. Style
Préférences esthétiques : forme de monture souhaitée, matériaux préférés, couleurs, marques favorites, budget monture. Permet de filtrer le catalogue.
7. Budget
Enveloppe budgétaire globale : fourchette de prix acceptable, couverture mutuelle connue, sensibilité au prix vs qualité, intérêt pour les options premium.
À la fin du questionnaire, OptiBot calcule automatiquement un score de complexité de 1 à 5 et génère des recommandations exploitables :
Score de complexité (1–5)
1 = correction simple standard, 5 = cas complexe (forte amétropie, multi-pathologie, prismes). Aide à anticiper la durée de consultation et le niveau d'expertise requis.
Recommandations de verres
Type de verre suggéré (unifocal, progressif, dégressif, mi-distance), traitements recommandés (anti-reflet, anti-lumière bleue, photochromique) basés sur les usages déclarés.
Opportunités d'upsell
Options premium pertinentes identifiées : deuxième paire solaire, lentilles de contact, verres anti-fatigue pour utilisateurs d'écrans intensifs, traitement hydrophobe pour sportifs.
Filtres montures
Présélection de montures adaptées au profil : forme de visage déclarée, style préféré, matériaux souhaités, fourchette de prix. Prêt à afficher dans votre catalogue.
Le score de complexité est visible dès la liste des bilans dans le dashboard, avec un code couleur : vert (1–2), orange (3), rouge (4–5). Vous pouvez trier et filtrer vos rendez-vous par complexité.
Trois méthodes pour faire remplir un bilan à vos patients :
1. Depuis le dashboard
Dashboard → Bilans → Nouveau bilan. Entrez le nom du patient et envoyez-lui le lien par email ou SMS. Le patient remplit le questionnaire sur son téléphone ou ordinateur.
2. QR code en magasin (mode tablette)
Dashboard → Bilans → Mode magasin. Un QR code s'affiche sur votre tablette ou écran de comptoir. Le patient scanne avec son téléphone et remplit le questionnaire sur place pendant l'attente.
3. Partage de lien
Dashboard → Bilans → Lien de partage. Copiez le lien unique de votre magasin et intégrez-le dans vos emails de confirmation de rendez-vous, votre site web ou vos réseaux sociaux.
Personnalisez l'apparence du questionnaire pour correspondre à votre identité visuelle. Dashboard → Bilans → Configuration :
Nom du magasin
Affiché en en-tête du questionnaire et dans les emails d'invitation envoyés aux patients.
Logo
Votre logo apparaît en haut du questionnaire. Formats acceptés : PNG, SVG, JPG. Taille recommandée : 200x80px.
Couleur d'accent
Couleur principale du questionnaire (boutons, barres de progression, liens). Sélecteur de couleur ou code hexadécimal.
Message d'accueil
Texte personnalisé affiché sur la première page du questionnaire. Exemple : « Bienvenue chez Optique Dupont, merci de prendre quelques minutes pour remplir ce questionnaire. »
Dashboard → Bilans → Rapport. Tableau de bord analytique avec KPIs et graphiques pour piloter votre activité :
Bilans complétés
Nombre total de bilans terminés sur la période, taux de complétion (démarrés vs terminés).
Score moyen
Complexité moyenne de vos patients. Tendance sur 30/60/90 jours pour suivre l'évolution de votre patientèle.
Temps moyen
Durée moyenne de remplissage du questionnaire. Indicateur de fluidité de l'expérience patient.
Démographie
Répartition par âge, type de correction, première visite vs renouvellement. Graphiques camembert et barres.
Top gênes déclarées
Classement des plaintes visuelles les plus fréquentes chez vos patients. Aide à adapter votre offre.
Conversion upsell
Taux d'acceptation des options premium suggérées par le bilan. Mesure l'efficacité des recommandations.
Les données du rapport sont anonymisées et agrégées. Aucune donnée de santé individuelle n'est visible dans les analytics — uniquement des statistiques globales pour votre magasin.
Étape 4
L'OCR (Optical Character Recognition) extrait le texte d'une image et l'interprète selon des modèles entraînés spécifiquement sur les documents optiques français. Ce n'est pas un simple OCR générique — chaque champ a son propre modèle de validation.
1. Prétraitement
Redressement, augmentation du contraste, conversion N&B adaptative, suppression des reflets
2. Extraction texte
Moteur OCR hybride (Tesseract + modèle maison) optimisé pour les polices de cartes mutuelles
3. Interprétation
Détection des champs par regex + modèles de validation (NIR checksum, RPPS format, date format)
| Champ | Exemple | Validation |
|---|---|---|
| NSS (NIR) | 2 82 05 75 116 042 13 | Clé de Luhn + format 15 chiffres |
| Numéro adhérent | 0012345678 | Format libre, min 6 caractères |
| Organisme mutuelle | Harmonie Mutuelle | Matching liste référentielle |
| Date début droits | 01/01/2025 | Format date FR + cohérence temporelle |
| Date fin droits | 31/12/2026 | Doit être postérieure à la date début |
| Code réseau | ITELIS | Optionnel, liste fermée |
| Rang bénéficiaire | 01 (Assuré) | 01–09 |
| Champ | Format attendu |
|---|---|
| Sphère OD / OG | -12,00 à +12,00 (pas de 0,25) |
| Cylindre OD / OG | -6,00 à +6,00 |
| Axe OD / OG | 0° à 180° |
| Addition OD / OG | +0,75 à +3,50 (presbytie) |
| Prisme OD / OG | 0 à 10 Δ (optionnel) |
| Prescripteur — nom | Texte libre |
| Prescripteur — RPPS | 11 chiffres — validation format |
| Date de prescription | JJ/MM/AAAA — max 5 ans |
| Motif (ALD, AT, etc.) | Détection par mots-clés |
Pas de téléphone ? Vous pouvez uploader directement depuis le popup de l'extension ou le dashboard :
Étape 5
Scannez la carte mutuelle du patient (scan mobile ou upload)
OptiBot extrait les données — elles apparaissent dans le popup de l'extension
Ouvrez le portail mutuelle du patient dans un onglet Chrome
OptiBot détecte automatiquement le portail et affiche « Portail reconnu : Almerys »
Naviguez jusqu'au formulaire de prise en charge
Cliquez sur le bouton flottant Remplir (ou dans le popup)
Le bot injecte toutes les données — vérifiez visuellement puis validez
Raccourci clavier : Sur le portail ouvert, appuyez sur Alt+F pour déclencher le remplissage sans ouvrir le popup.
Pour un patient mineur, le portail mutuelle exige souvent le NSS de l'ouvrant droit (le parent assuré), pas du mineur. OptiBot gère ce cas automatiquement :
Scannez la carte mutuelle du mineur — OptiBot détecte le rang bénéficiaire (ex: 03 = enfant)
OptiBot affiche « Ouvrant droit requis » et vous invite à entrer le NSS du parent
Saisissez le NSS de l'ouvrant droit — validation par clé de Luhn automatique
Le remplissage utilise le NSS parent + rang bénéficiaire enfant — comme attendu par le portail
Intégration complète multi-étapes avec gestion automatique de la navigation entre les pages.
Votre portail n'est pas listé ? Utilisez Smart Fill ou contactez le support — nous ajoutons les portails demandés en priorité.
Smart Fill est un moteur d'inférence qui analyse n'importe quel formulaire et mappe intelligemment les champs. Il fonctionne sur tous les portails — connus ou non.
Portail connu (Almerys, Wemind...)
Bouton bleu — injection codée en priorité. Si elle échoue (portail modifié, iframe...), Smart Fill prend le relais automatiquement.
Portail inconnu
Bouton violet — Smart Fill s'active directement sans configuration préalable.
Ouvrez le portail dans Chrome (connu ou non) et naviguez jusqu'au formulaire
Cliquez sur le bouton flottant Remplir (bleu ou violet selon le portail)
Smart Fill analyse les champs et injecte les données automatiquement
Si un champ est mal mappé, corrigez-le manuellement — OptiBot apprend et s'améliore
Smart Fill fonctionne sur les formulaires HTML standards, les iFrames, les composants React/Vue/Angular et même certains Shadow DOM. Il ne fonctionne pas sur les applications Flash ou les PDF intégrés.
Après scan d'une ordonnance, OptiBot peut injecter la correction dans les champs d'équipement des portails :
Étape 6
Dashboard → menu latéral → Tiers Payant. Disponible à partir du plan PRO.
Tableau de bord TP
Vue synthétique : montants en attente, dossiers rejetés, relances programmées, taux de succès
Mes dossiers
Liste complète des dossiers avec filtres par statut, mutuelle, période, montant
Rejets
Dossiers rejetés avec code erreur décodé et action de correction suggérée
Relances
File de relances à envoyer + historique des relances passées
Templates
Modèles d'emails de relance personnalisables par mutuelle et délai
Export
Génération CSV et PDF pour votre comptabilité ou votre OCAM
Dossier créé manuellement ou via injection
Télétransmis — en attente de réponse de la mutuelle (J+5 à J+21)
Prise en charge accordée — paiement en cours
Erreur détectée — action corrective requise
Relance envoyée suite à absence de réponse
Contestation en cours — dossier transmis au service litige
Paiement reçu ou abandon du dossier
Dashboard TP → Templates → Nouveau template
Nommez le template et sélectionnez la mutuelle cible (ou "Toutes")
Définissez le délai de déclenchement : ex. J+15 après télétransmission sans réponse
Rédigez le corps de l'email avec les variables dynamiques disponibles
Activez le template — les relances partent automatiquement chaque nuit à 2h
Dashboard TP → Export → choisissez la période et le format.
Rejets
Un rejet = une erreur dans la télétransmission détectée par la mutuelle. OptiBot décode automatiquement les codes et vous indique quoi corriger. Voici les plus fréquents :
| Code | Libellé | Cause probable | Action corrective |
|---|---|---|---|
| B02 | Assuré non retrouvé | NSS incorrect ou mal saisi (inversion chiffres) | Vérifier le NIR sur la carte Vitale, rescanner la carte mutuelle |
| B16 | Droits non ouverts | Patient sans droits actifs à la date du soin | Vérifier la date de validité des droits mutuelle. Si correct, demander attestation à jour au patient |
| C01 | Numéro de prescripteur invalide | RPPS mal lu sur l'ordonnance ou médecin radié | Vérifier le RPPS sur Annuaire Santé (annuaire.sante.fr) — rescanner l'ordonnance |
| C07 | Ordonnance expirée | Date de prescription > 5 ans (verres) ou > 1 an (lentilles) | Demander une nouvelle ordonnance au patient |
| D15 | Montant hors plafond | Montant facturé supérieur au plafond LPP ou contrat | Vérifier le barème de la mutuelle — ajuster le montant ou soumettre accord préalable |
| E03 | Code acte inconnu | Code LPPR/LPP incorrect pour l'équipement | Vérifier la codification : monture, verre unifocal, progressif, lentille — code différent |
| E12 | Association d'actes incompatible | Combinaison de codes actes non autorisée (ex: deux corrections différentes) | Séparer en deux dossiers ou corriger la codification |
| F01 | Numéro de dossier dupliqué | Un dossier identique a déjà été transmis | Vérifier l'historique — le dossier est peut-être déjà accepté |
| G08 | Accord préalable manquant | Soin nécessitant un accord préalable (forte correction, ALD) | Faire signer l'accord préalable par le médecin et le joindre au dossier |
| H02 | Rang bénéficiaire erroné | Rang non correspondant au bénéficiaire (enfant vs adulte) | Rescanner la carte mutuelle — vérifier le rang (01=assuré, 02=conjoint, 03+=enfant) |
OptiBot affiche le code décodé avec l'action corrective directement dans le tableau de bord TP → colonne "Rejet". Cliquez sur le code pour voir le détail complet.
RPA
Disponible à partir du plan PRO
Le RPA (Robotic Process Automation) exécute un parcours complet sur un portail mutuelle de façon entièrement automatique — connexion, navigation multi-pages, saisie, validation et récupération du résultat. Contrairement à l'autofill (qui remplit un formulaire ouvert), le RPA ouvre lui-même le portail, navigue entre les pages et soumet le dossier.
Autofill (tous plans)
Vous ouvrez le portail, naviguez jusqu'au formulaire, cliquez sur Remplir. OptiBot injecte les données dans la page active.
PRO RPA
Vous scannez le document, cliquez sur Lancer. OptiBot fait tout : connexion, navigation, saisie, soumission. Vous pouvez travailler sur autre chose.
Le bouton ▶ Lancer apparaît dans le popup uniquement si deux conditions sont réunies :
Condition 1 — Plan PRO ou ÉQUIPE
Le RPA est réservé aux plans PRO, ÉQUIPE et ADMIN. Sur FREE, le bloc parcours ne s'affiche pas.
Condition 2 — Parcours enregistré
Un parcours doit avoir été enregistré via le Recorder pour le portail ouvert. Sans parcours en base, le bouton n'apparaît pas.
Enregistrez d'abord un parcours via le Recorder (voir section ci-dessous)
Scannez le document patient, puis ouvrez le portail cible dans Chrome
Le popup affiche « Parcours disponibles » avec le bouton ▶ Lancer
Cliquez sur ▶ Lancer — OptiBot rejoue automatiquement toutes les étapes enregistrées
Des toasts de progression s'affichent à chaque étape
Si une reconnexion est détectée en cours de route, OptiBot vous invite à vous reconnecter et reprend automatiquement
Ne fermez pas l'onglet du portail pendant l'exécution. Vous pouvez travailler dans d'autres onglets sans problème.
OptiBot peut enregistrer vos actions sur un portail pour créer un parcours RPA automatique. Utile pour les portails non encore intégrés.
Popup → RPA → « Enregistrer un parcours »
Donnez un nom au parcours et sélectionnez les variables à injecter (NSS, numéro adhérent...)
Cliquez sur « Démarrer l'enregistrement » — bouton rouge dans le popup
Naviguez normalement sur le portail — chaque clic, saisie et navigation est enregistrée
Cliquez sur « Arrêter » — OptiBot génère le script RPA automatiquement
Testez le parcours sur un dossier réel — ajustez si nécessaire
Activez le parcours → disponible pour tous vos scans futurs
Les parcours enregistrés sont robustes aux changements mineurs de mise en page (sélecteurs alternatifs automatiques). En cas de refonte majeure d'un portail, une alerte vous invite à ré-enregistrer.
Extension Chrome → onglet RPA → Historique
Alertes
La cloche en haut à droite du dashboard affiche toutes vos notifications non lues. Le badge rouge indique le nombre de notifications en attente.
Droits mutuelle expirant
30j, 15j, 7j avant expirationOptiBot surveille les dates de validité de chaque dossier. Alerte avant que les droits n'expirent pour anticiper la mise à jour.
Rejet détecté
Immédiat à la synchronisationNotification dès qu'un rejet est détecté sur un portail, avec le code erreur décodé et l'action corrective.
Dossier sans réponse
Configurable (défaut J+15)Alerte si un dossier télétransmis reste sans réponse après le délai configuré par mutuelle.
Limite de scans approchée
À 80% et 95% du quotaAvertissement avant d'atteindre votre quota mensuel de scans. Lien vers la page d'upgrade.
Parcours RPA bloqué
ImmédiatAlerte si un parcours RPA échoue (portail modifié, session expirée, CAPTCHA, erreur réseau).
Nouveau membre équipe
ImmédiatNotification quand un collaborateur rejoint ou quitte votre espace équipe.
Rapport hebdomadaire
Lundi matin 8hRécap de la semaine : dossiers traités, taux de succès, rejets, relances, gain de temps estimé.
Mise à jour extension
À chaque nouvelle version majeureNotification dans le popup Chrome lors d'une mise à jour majeure avec liste des nouveautés.
Dashboard → Alertes → Paramètres
Activez/désactivez chaque type d'alerte selon vos préférences
Pour les alertes de droits expirant : configurez le délai (30j / 15j / 7j)
Pour les dossiers sans réponse : configurez le délai par mutuelle
Choisissez le canal : in-app uniquement, ou in-app + email
Équipe
Plans CABINET, RÉSEAU et ÉQUIPE
Dashboard → Équipe → Inviter un membre
Entrez l'adresse email du collaborateur
Sélectionnez son rôle : ADMIN ou MEMBER
Il reçoit un email d'invitation avec un lien valable 48 heures
Il crée son compte (ou se connecte si compte existant) → rejoint votre espace
Il partage désormais votre quota de scans et accède aux mêmes dossiers TP
Le plan RÉSEAU inclut des sièges supplémentaires facturés à l'unité. Chaque siège = 1 collaborateur supplémentaire. Vous pouvez en ajouter/retirer à tout moment depuis la gestion de l'abonnement.
| Permission | OWNER | ADMIN | MEMBER |
|---|---|---|---|
| Scan + OCR | ✓ | ✓ | ✓ |
| Autofill portails | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gestion dossiers TP | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bilans visuels | ✓ | ✓ | ✓ |
| RPA (si plan PRO+) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Inviter des membres | ✓ | ✓ | ✗ |
| Supprimer des membres | ✓ | ✓ | ✗ |
| Voir l'activité équipe | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gérer l'abonnement | ✓ | ✗ | ✗ |
| Supprimer l'équipe | ✓ | ✗ | ✗ |
Dashboard → Équipe → Activité. Vue disponible pour OWNER et ADMIN.
Compte
Dashboard → Mon compte → Profil
En cas de résiliation, vos données (dossiers TP, historique) sont conservées 30 jours. Après 30 jours sans abonnement, les données sont supprimées définitivement. Vous pouvez exporter avant de résilier.
Dashboard → Mon compte → Confidentialité → Export de mes données
Cliquez sur « Générer l'export »
Téléchargez le fichier JSON (données) + CSV (dossiers TP)
L'export est disponible pendant 24h
Dashboard → Mon compte → Confidentialité → Supprimer mon compte. Action irréversible.
Exportez vos données avant de supprimer le compte. La suppression est définitive — aucune récupération possible.
Sécurité
Les données de santé patient (NSS, corrections optiques, données d'ordonnance) sont des données sensibles au sens du RGPD Art.9. OptiBot est conçu pour ne jamais les stocker ni les faire transiter par ses serveurs.
Jamais stocké sur nos serveurs
Ce qui est stocké (anonymisé)
Chiffrement AES-256 end-to-end (scan mobile)
Une clé AES-256 est générée localement dans votre navigateur pour chaque session de scan. Cette clé est transmise uniquement dans le fragment URL (#) — jamais envoyée au serveur. Les données OCR sont chiffrées avec cette clé avant transmission, déchiffrées uniquement dans votre navigateur ordinateur.
Sessions éphémères (90 secondes)
Chaque QR code génère une session de scan expirée après 90 secondes. Même si l'URL est interceptée après expiration, elle ne donne accès à rien. Les sessions persistantes (téléphone mémorisé) ont une durée de 10 minutes.
Transport HTTPS uniquement
Toutes les communications entre l'extension, le téléphone et optibot.fr sont chiffrées TLS 1.3. Les connexions HTTP sont automatiquement redirigées vers HTTPS. Certificat SSL renouvelé automatiquement.
Credentials RPA chiffrés
Vos identifiants de portails mutuelles (pour le RPA) sont chiffrés AES-256 avant stockage en base. La clé de déchiffrement n'est jamais exposée côté client. Seul le processus serveur autorisé peut les déchiffrer au moment de l'exécution.
Double authentification (2FA)
Activez le 2FA TOTP depuis Dashboard → Mon compte → Sécurité. Compatible Google Authenticator, Authy, 1Password. Le code de backup est affiché une seule fois à l'activation — conservez-le.
Bilans visuels — données chiffrées
Les réponses aux bilans visuels sont chiffrées côté client avant envoi. Les documents PDF générés sont stockés sous forme de blobs chiffrés AES-256. Seul le magasin propriétaire peut déchiffrer et consulter les résultats.
RGPD Art.9
Architecture zero-data : aucune donnée de santé patient stockée. Pas d'obligation HDS (Hébergement Données de Santé).
CNIL
Registre des traitements (Art.30) tenu à jour. DPO interne. Durées de conservation définies et appliquées automatiquement.
ePrivacy
Bandeau de consentement cookies conforme. Analytics anonymisé. Aucun cookie de tracking tiers.
FAQ
L'extension ralentit-elle mon navigateur Chrome ?
Non. L'extension s'active uniquement sur les portails mutuelles reconnus et lors d'un scan actif. En dehors de ces moments, elle est en veille et ne consomme pas de ressources.
Puis-je utiliser OptiBot sur plusieurs ordinateurs ?
Oui. Votre compte est accessible sur autant d'ordinateurs que vous souhaitez. Installez l'extension sur chaque ordinateur et connectez-vous avec le même compte. Les données (dossiers TP, templates) sont synchronisées.
Que se passe-t-il si j'atteins ma limite de scans mensuelle ?
Vous recevez une alerte à 80% et 95% de votre quota. Une fois la limite atteinte, les nouveaux scans sont bloqués mais toutes les autres fonctionnalités (autofill, TP, alertes) restent disponibles. Vous pouvez upgrader votre plan pour continuer.
L'OCR fonctionne-t-il sur toutes les cartes mutuelles ?
OptiBot reconnaît les cartes de toutes les grandes mutuelles françaises (Harmonie, Malakoff, AG2R, Axa, April, etc.) et des OCAM. Pour les cartes de mutuelles peu communes, l'extraction peut être partielle — vous pouvez compléter manuellement les champs manquants.
Mon portail mutuelle change régulièrement — que faire ?
Les portails principaux (Almerys, Wemind, etc.) sont maintenus à jour par notre équipe. Si un portail subit une refonte et qu'OptiBot ne le reconnaît plus, signalez-le via le bouton « Portail cassé » dans le popup — nous mettons à jour sous 48-72h. En attendant, Smart Fill peut pallier.
Le RPA peut-il tourner sans que j'aie Chrome ouvert ?
Non. Le RPA nécessite une instance Chrome active avec l'extension installée. Il ne peut pas tourner côté serveur (pas d'interface de navigateur distante). Pour les traitements en batch, vous pouvez lancer plusieurs parcours successifs depuis le popup.
Comment les patients remplissent-ils le bilan visuel ?
Trois possibilités : vous leur envoyez un lien par email ou SMS depuis le dashboard, ils scannent un QR code affiché en magasin (mode tablette), ou vous intégrez le lien de partage sur votre site web. Le questionnaire est accessible sur téléphone et ordinateur, sans application à installer. Il prend 5 à 8 minutes à compléter.
Dois-je scanner le QR code à chaque fois pour le scan mobile ?
Non. Le QR code n'est nécessaire que lors de la première connexion entre votre téléphone et votre compte OptiBot. Après ce premier scan, l'appareil est mémorisé automatiquement. Il suffit d'ouvrir la page /scan (ou la PWA installée sur votre écran d'accueil) pour scanner directement. Un nouveau QR est demandé uniquement si vous changez de téléphone ou effacez les données de votre navigateur mobile.
Comment récupérer mon mot de passe oublié ?
Depuis la page de connexion (optibot.fr/auth/signin), cliquez sur « Mot de passe oublié ». Entrez votre email — vous recevez un lien de réinitialisation valable 1 heure. Si vous vous êtes connecté via Google, vous n'avez pas de mot de passe OptiBot — utilisez « Continuer avec Google ».
Mes données sont-elles sauvegardées si je change d'ordinateur ?
Toutes vos données de compte (dossiers TP, templates, bilans visuels, paramètres) sont stockées sur nos serveurs et accessibles depuis n'importe quel ordinateur. Seules les données locales de l'extension (cache de la dernière session de scan) sont liées à l'ordinateur.
Puis-je utiliser OptiBot sans l'extension Chrome ?
Le dashboard web (gestion TP, bilans visuels, alertes, export, équipe) est accessible sans extension depuis n'importe quel navigateur. En revanche, le scan mobile depuis le dashboard et l'autofill portails nécessitent l'extension Chrome.
Comment contacter le support ?
Dashboard → Support → Nouveau ticket, ou email direct : contact@optibot.fr. Délai de réponse : < 4h en semaine, < 24h le week-end. Pour les urgences production : bouton « Urgence » dans le dashboard (plan PRO+).
Installez l'extension et automatisez votre tiers payant en moins de 10 minutes. Essai gratuit sans carte bancaire.
Des questions ? Contactez-nous — réponse en moins de 4h en semaine.