"Est-ce que je peux supprimer ces dossiers de 2020 ?" C'est une question qu'on se pose rarement jusqu'au jour où le disque dur est plein ou qu'un contrôle pointe le bout de son nez. Voici les règles à connaître.
Les durées légales à retenir
Les feuilles de soins et dossiers tiers payant
La durée de conservation des feuilles de soins et des pièces justificatives liées au tiers payant est généralement alignée sur le délai de prescription en matière de recouvrement : 2 ans pour les créances de l'Assurance Maladie.
En pratique, la plupart des professionnels de santé conservent ces documents 5 ans pour couvrir les délais de réclamation et les éventuels contrôles CPAM. C'est la recommandation courante.
Les ordonnances
L'ordonnance est un document médical. En optique, elle justifie la délivrance de l'équipement. La durée de conservation recommandée est de 10 ans — la même que pour les dossiers médicaux.
En cas de litige sur la correction ou de contrôle par un organisme payeur, l'ordonnance est votre preuve principale.
Les documents comptables
Les factures, les relevés de remboursements, les justificatifs comptables : 10 ans, comme tous les documents comptables en France. C'est une obligation légale sans dérogation.
Format numérique ou papier ?
Les deux sont acceptés légalement, à condition que :
- Le document numérique soit lisible et non altérable
- Il soit possible de le reproduire à l'identique si nécessaire
- La conservation soit sécurisée (sauvegarde, accès restreint)
En pratique, un scan PDF conservé sur un serveur avec sauvegarde régulière suffit. L'original papier peut être détruit après numérisation pour les documents comptables courants — mais gardez les ordonnances originales en priorité.
Centralisez le suivi de vos dossiers tiers payant
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Ce que vous devez pouvoir produire en cas de contrôle
Un contrôle CPAM ou d'un organisme complémentaire peut vous demander :
- La feuille de soins ou l'accusé de soumission électronique
- L'ordonnance correspondante
- La facture remise au patient
- La preuve des droits du patient à la date de soins
Si vous avez ces quatre éléments pour chaque dossier sur les 5 dernières années, vous êtes en règle.
Le cas des dossiers rejetés
Les dossiers rejetés et non corrigés doivent aussi être conservés, même s'ils n'ont pas généré de remboursement. Ils constituent une trace de la tentative de soumission et peuvent être utiles en cas de litige ultérieur.
Ne supprimez pas un dossier rejeté avant d'avoir épuisé les possibilités de contestation ou d'être clairement hors délai.